Privacybeleid

NEO Agency gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. In dit privacybeleid leest u welke gegevens wij verwerken, waarvoor, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft. Het geldt voor onze website, onze dienstverlening, onze communicatie met (potentiële) opdrachtgevers en onze wervingsactiviteiten.

Naam

NEO Agency

Adres

Heemstedestraat 66, 1058 NP Amsterdam

KvK

42152634

Btw-id

NL005539027B40

Website

www.neoagency.nl

E-mail

hallo@neoagency.nl

Lees dit beleid naast onze algemene voorwaarden en, voor opdrachtgevers, onze verwerkersovereenkomst.

• Als verwerkingsverantwoordelijke. Voor onze eigen gegevens — websitebezoekers, contactaanvragen, offertes, klantadministratie en sollicitaties — bepalen wij zelf doel en middelen. Dit beleid beschrijft die verwerkingen.
• Als verwerker. Bij het bouwen, hosten en onderhouden van websites en AI-oplossingen raken wij gegevens waarvoor onze opdrachtgever verantwoordelijk is. Die verwerken wij alleen volgens zijn instructies, op basis van een verwerkersovereenkomst.

Bent u bezoeker of klant van een website die wij voor een opdrachtgever hebben gebouwd, richt u zich dan tot die organisatie. Wij kunnen uw verzoek niet zelfstandig afhandelen, maar sturen het onverwijld door.

• Websitebezoekers.
• Personen die contact opnemen of een aanvraag doen, waaronder een gratis redesign.
• Contactpersonen bij (potentiële) opdrachtgevers.
• Gebruikers van door ons beheerde AI-oplossingen, voor zover wij daarbij verantwoordelijke zijn.
• Sollicitanten.

• Websitebezoekers. IP-adres, tijdstip van bezoek, bezochte pagina’s, verwijzende pagina, apparaat, browser en globale locatie.
• Formulieren. Naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, website-URL en de inhoud van uw bericht. Bij een gratis redesign ook de openbare gegevens van de website die u aanbiedt.
• Opdrachtgevers. Contact- en bedrijfsgegevens, KvK- en btw-nummer, factuurgegevens, correspondentie, projectdocumentatie, verstrekte toegangsgegevens en gegevens voor domeinbeheer.
• Gebruikers van AI-oplossingen. De inhoud van vragen en antwoorden en technische sessiegegevens. Wij ontraden om gevoelige gegevens in te voeren.
• Sollicitanten. Contactgegevens, cv, motivatie, portfolio, opleiding, werkervaring en onze gespreksaantekeningen.

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, godsdienst, politieke opvatting, afkomst, seksuele gerichtheid of vakbondslidmaatschap, en vragen u die niet te verstrekken.

• Dienstverlening. Websites ontwerpen, bouwen, hosten en onderhouden, brandingtrajecten uitvoeren en AI-oplossingen leveren.
• Contact. Uw vraag of verzoek beantwoorden.
• Offertes en overeenkomsten. Offertes en contracten opstellen en uitvoeren.
• Domeinnamen. Domeinen aanvragen, verlengen en beheren namens u.
• Administratie en facturatie. Betalingen verwerken en onze administratie bijhouden.
• Acquisitie. Aanvragen voor een gratis redesign beoordelen en mogelijke opdrachtgevers benaderen.
• Beveiliging. Onze systemen beschermen, logbestanden bijhouden en spam weren.
• Portfolio en referenties. Uitgevoerd werk tonen op onze website.
• Marketing. Nieuwsbrieven of aanbiedingen versturen, alleen met uw toestemming of als u opdrachtgever bent.
• Website-analyse. Onze website verbeteren met analysetools, alleen na toestemming.
• Sollicitaties. Uw geschiktheid beoordelen en de procedure voeren.
• Juridische bijstand. Een rechtsvordering vaststellen, uitoefenen of verdedigen.
• Wettelijke verplichtingen. Voldoen aan onder meer fiscale bewaarplichten.

Wij verwerken gegevens alleen als daar een grondslag uit artikel 6 AVG voor bestaat: de uitvoering van onze overeenkomst, een wettelijke verplichting, uw toestemming of een gerechtvaardigd belang. Bij een gerechtvaardigd belang wegen wij dat af tegen uw privacy; u kunt daartegen bezwaar maken (artikel 10). Toestemming kunt u altijd intrekken. Wij gebruiken uw gegevens nooit voor andere doeleinden zonder u daarvan te informeren.

Wij verkopen uw gegevens niet. Wij delen ze alleen met:

• Dienstverleners die ons ondersteunen, zoals hosting- en IT-leveranciers, boekhoud- en facturatiepartners, CRM- en communicatiesoftware en aanbieders van AI-modellen.
• Analyse- en marketingpartners, uitsluitend na uw toestemming.
• Bevoegde instanties, wanneer de wet ons daartoe verplicht.

Met partijen die in onze opdracht gegevens verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Sommige van hen verwerken gegevens buiten de EER; dat gebeurt op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of haar standaardcontractbepalingen.

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig:

• Contact- en projectgegevens. Zolang de samenwerking loopt en maximaal 2 jaar daarna.
• Aanvragen zonder opdracht. 12 maanden na het laatste contact.
• Facturen en administratie. 7 jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht.
• Statistieken, logboeken en back-ups. 14 maanden, 6 maanden en 30 dagen.
• AI-gesprekshistorie. 12 maanden, tenzij korter afgesproken.
• Sollicitatiegegevens. 2 maanden, of 1 jaar met uw toestemming.
• Marketinggegevens. Tot u zich afmeldt.

Daarna verwijderen of anonimiseren wij de gegevens. In back-ups verdwijnen ze bij de eerstvolgende rotatie.

• Verwerking door derden. Gegevens die u in een AI-oplossing invoert, gaan naar de leverancier van het onderliggende taalmodel om een antwoord te genereren.
• Geen training. Wij kiezen waar mogelijk voor zakelijke voorwaarden waarin de leverancier ingevoerde gegevens niet gebruikt voor het trainen van modellen en een korte bewaartermijn hanteert. Wij kunnen niet garanderen dat een leverancier zijn beleid niet wijzigt.
• Controle op output. Uitkomsten kunnen onjuist of onvolledig zijn. Wij adviseren opdrachtgevers menselijke controle op alle klantgerichte communicatie.
• Geen geautomatiseerde besluiten. Wij nemen geen besluiten met rechtsgevolgen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten (artikel 22 AVG) en gebruiken daarvoor geen profilering.

U heeft recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Tegen direct marketing kunt u altijd en zonder opgaaf van reden bezwaar maken. Toestemming kunt u op elk moment intrekken; dat raakt de rechtmatigheid van eerdere verwerking niet.

Wilt u hiervan gebruikmaken, mail dan naar hallo@neoagency.nl. Wij reageren binnen één maand. Wij kunnen u vragen uw identiteit te bevestigen via het e-mailadres dat bij ons bekend is, maar vragen nooit om een kopie van uw identiteitsbewijs.

Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op via hallo@neoagency.nl. Komen we er samen niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

• Maatregelen. Versleutelde verbindingen, tweefactorauthenticatie waar beschikbaar, toegang op basis van noodzaak, een wachtwoordmanager, periodieke back-ups, tijdige beveiligingsupdates en geheimhouding voor iedereen die namens ons toegang heeft.
• Kwetsbaarheid gevonden? Meld het via hallo@neoagency.nl. Wij reageren binnen vijf werkdagen. Maak de kwetsbaarheid niet openbaar voordat die is verholpen, bekijk of wijzig geen gegevens van derden en verstoor de dienstverlening niet. Houdt u zich daaraan, dan ondernemen wij geen juridische stappen.
• Datalekken. Wij beoordelen een inbreuk onverwijld, melden die waar vereist binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren betrokkenen bij een hoog risico. Gaat het om gegevens van een opdrachtgever, dan informeren wij die onverwijld.

Op onze website staan links naar sites van derden. Dit beleid geldt daar niet. Wij hebben geen invloed op hoe die partijen met persoonsgegevens omgaan; lees hun privacyverklaring voordat u daar gegevens achterlaat.

Wij kunnen dit beleid aanpassen, bijvoorbeeld bij wetswijzigingen of veranderingen in onze dienstverlening. De actuele versie staat altijd op onze website, met versienummer en datum. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij u actief, voor zover wij uw contactgegevens hebben.

Vragen over dit privacybeleid of over uw gegevens? Mail naar hallo@neoagency.nl.